PTAの会計を引き継ぐときのチェックリスト【年度初めの予定表つき】

PTAの会計を引き継ぐ時期は、ちょうどお金の区切りと重なります。3月31日で前年度の会計が締まり、4月の総会までは新年度の予算がまだ決まっていない。その間にも、離任式の花束代や総会資料の印刷代はかかります。引き継いだばかりの会計係の人に向けて、PTAならではの確認点と、4〜7月の予定をまとめました。

PTA会計の引き継ぎで特に確かめたい3つのこと

通帳・現金・帳簿を受け取り、その場で残高を合わせる基本の流れは、町内会などと変わりません。手順は町内会の会計を引き継いだら最初にやることにまとめているので、ここではPTAならではの3つに絞ります。

委員会・学年ごとの小口の会計

本部の通帳とは別に、委員長や学年代表が活動費の現金と帳簿を持っていることがあります。本部の引き継ぎだけでは漏れやすいので、どの委員会にいくら渡していて、誰が持っているかを前任者に聞いておきます。

学校と関わるお金

会費を学校の集金と一緒に集めている、卒業記念品や寄付を学校に渡している。こうした取り決めは、書類に残っていないことがあります。何を、いつ、誰とやり取りしているかを確かめてください。

前年度の決算がまだ総会前

PTAの総会は4〜5月に開くことが多く、引き継ぐ時点では前年度の監査も承認も済んでいない場合があります。前年度の報告を前任者と自分のどちらがするのか、この時点で決めておきます。

PTA会計の引き継ぎチェックリスト

下の表は、引き継ぎの場で前任者と一緒に確かめる項目です。上の3つに加えて、PTAで聞き漏らしやすいことを並べました。

確認すること	見るもの・聞く相手	確認
1. 本部会計の通帳・届出印・キャッシュカード・ネットバンキングのID	前任者	□
2. 委員会・学年ごとの小口現金と帳簿	前任者、各委員長	□
3. 会費の集め方（口座振替・現金・集金アプリなど）と、その手続きの名義	前任者、学校の担当の先生	□
4. 前年度の会費の納入状況	納入名簿、出納帳	□
5. 前年度決算の監査・総会の日程と、報告する人	前任者、会長	□
6. 予算が決まるまでの支払いの決まり	規約、会長	□
7. 年度初めに決まって払うもの（連合会費、保険など）	前年度の出納帳	□
8. 学校と取り決めているお金（記念品・寄付など）	前任者、学校の担当の先生	□
9. 今年度の予算案を誰が作るか	会長、前年度の予算書	□
10. 規約・会計の細則	前任者	□

決まっていないことがあれば、表の余白に「誰が・いつまでに」を書き込んでおきます。

予算が決まるまでの4月の支払いに備える

PTAの会計年度は4月から翌年3月の団体が多く、新年度の予算は総会で決まります。3月31日から総会までは、今年度の予算がまだ決まっていない期間です。

この期間にも、離任式の花束や総会資料の用紙代など、支払いは出てきます。予算がまだ決まっていない期間の支払いをどうするかは、団体ごとに決まりがあります。たとえば次のような形です。

• 規約に暫定予算（総会までの仮の予算）の決まりがあり、その範囲で払う
• 役員会で決めて支払い、総会で報告する
• 前年度の予算の中で処理する

どの形かは規約と前年のやり方を確認し、4月の最初の役員会で決めておきます。

PTA会計の年度初めの予定表（4〜7月）

4〜7月に会計係がやることを、月ごとに並べた例です。行事の時期は学校によって違うので、学校の年間予定に合わせて直してください。

月	会計係がやること
4月	引き継ぎ、通帳の名義・届出印の変更 前年度決算の監査（総会の2〜3週間前までに終える） 予算が決まるまでの支払い 総会資料（前年度の決算報告書・今年度の予算案）の準備
5月	総会（決算・予算の承認） 会費の集金を始める 連合会費・保険など年度初めの支払い
6月	会費の未納の確認 委員会へ活動費を渡す
7月	1学期の支出の締め 夏の行事の仮払い

4月の監査の前に、出納帳の残高が通帳と現金に合っているか、領収書が出納帳の順にそろっているかを、ひととおり見直しておきます。総会資料の決算報告書は、決算報告書の書き方（見本つき）に見本を載せています。総会が4月にある学校では、4月と5月の予定が前にずれます。

PTA会計の引き継ぎでよくある質問

通帳と印鑑は、どこに保管する？

考え方の基本は、通帳と届出印を同じ人・同じ場所にそろえておかないことです。たとえば通帳は会計係、印鑑は会長が持つ、といった分け方があります。保管の仕方を規約や細則で決めている団体もあるので、引き継ぎのときに確認してください。

前年度の決算報告は、前の会計と新しい会計のどちらがする？

団体によって違います。1年間を見てきた前任者が報告する形もあれば、新しい会計係が読み上げる形もあります。引き継ぎのときに前任者と決め、総会資料に報告者の名前を入れておくと当日迷いません。

まとめ

引き継ぎでは、委員会の小口会計、学校と関わるお金、前年度決算の予定を確かめます。予算が決まるまでの支払いの決まりは4月の最初の役員会で決め、監査の後は前年度の通帳から払わない。あとは予定表に沿って、総会と会費の集金を進めます。