町内会の会計を引き継いだら最初にやること【確認表つき】

町内会の会計を引き継ぐ日、前任者から紙袋をひとつ渡されることがあります。中身は通帳と印鑑、手提げ金庫、手書きのノート、輪ゴムで留めた領収書の束。何から手をつけるか迷っている会計係の人に向けて、最初の1か月でやることを順にまとめました。

当日と1か月以内に分けると、流れは下の図のとおりです。

引き継ぎの日に前任者から受け取るもの

紙袋の中身だけが引き継ぐ物とは限りません。キャッシュカードやネットバンキングで支払いをしている町内会なら、暗証番号やログインIDも引き継ぎの対象です。形が残らないぶん、渡し忘れが起きやすくなります。

下の表は、前任者と一緒に上から順に確かめる確認表です。印を付け終えたら二人で署名し、コピーを1部ずつ持っておけば、そのまま受領書（受け取ったことを示す書類）になります。

受け取る物	その場で確認すること	確認
通帳（すべての口座）	記帳して最新の残高になっているか。口座の数と名義	□
キャッシュカード・暗証番号、ネットバンキングのID	カードの枚数、暗証番号とIDの受け渡し方法、パスワードを変える日	□
届出印	どの口座に届けた印か	□
現金・手提げ金庫	二人で数えた金額	□
現金出納帳・預金出納帳	最後の行の残高と、記入が止まっている日付	□
領収書・請求書の綴り	いつの分まで綴じてあるか	□
前年度の決算報告書・予算書	次期繰越金（翌年度に持ち越すお金）の額と、総会で承認されたか	□
会費の納入名簿	未納の世帯と、その理由	□
年間の支払い予定	何を、いつ、いくら払うか	□
規約・会計のルール、補助金の書類	支出に誰の承認が要るか。補助金の報告期限	□

引き継ぎ日	年　　月　　日
前任者 署名
後任者 署名

足りない物は、いつまでに渡してもらうかをその場で決め、余白に書き込みます。

その場で帳簿と通帳・現金の残高を合わせる

物がそろったら、前任者が帰る前に、帳簿の残高と通帳・現金が一致するかを確かめてください。後回しにすると、差額が見つかったときに、いつからずれていたのか分からなくなります。

前年度の決算報告書が総会で承認済みかを見る

最初に開いてほしいのが、前年度の決算報告書です。総会で承認を受けていれば、そこに書かれた次期繰越金が、受け取るお金の出発点。この金額までが前任者の年度、ここから先が自分の年度という責任の境目になります。

承認がまだ、または分からないときは、確認表の余白にそう書き添えて、承認の予定を会長に聞いておいてください。決算報告書のどの欄に何が書いてあるかは、町内会の決算報告書の書き方（見本つき）で説明しています。

通帳は記帳してから確かめる

当日の朝に前任者に記帳してきてもらうか、二人でATMに寄ってから確かめます。ネットバンキングなら、その場で画面の残高を一緒に見れば足ります。

現金は二人で数えて、金額を書いて署名する

手提げ金庫の現金は、前任者と一緒に数えてください。お札と硬貨を種類ごとに並べると、数え間違いが減ります。数えた金額を確認表に書き込んだら、二人の署名で締めくくりです。

合わないときは、原因をその場で探し切らない

帳簿と実際のお金が合わないと、自分が何かしたわけでもないのに焦るものです。でも、その場で原因を突き止める必要はありません。「帳簿の残高」「実際の残高」「差額」の三つを書き残し、前任者と二人で署名しておけば十分です。

そのうえで、会長と会計監査の人に伝えます。受け取った時点の金額が記録されていれば、あとで何か見つかっても、自分の年度と切り分けて説明できます。

前任者に聞いておくこと（年間の支払いと、この町内会のやり方）

帳簿を見ただけでは分からないのが、その町内会ならではの決まりごとです。前任者がいるうちに、次のことを聞いてメモしておきます。

• 毎年決まって出ていくお金と、その時期（たとえば連合会への会費、街灯の電気代、行事の保険料など）
• 会費を集める時期と、班長さんから受け取る手順
• 立替払いで精算が済んでいないレシートや、まだ払っていない請求書が残っていないか
• 領収書が出ない支出（お祝い金など）をどう記録していたか
• あとで質問できる連絡先

立替や未払いは、帳簿にまだ載っていないお金。前任者の財布に残ったレシートや置きっぱなしの請求書があとから出てくると、どちらの年度で払うかで話がこじれます。「ほかに払っていない物はありませんか」と一言聞いておけば防げます。

1か月以内に済ませる手続き（通帳の名義・届出印の変更）

町内会の口座は「〇〇町内会 会長 〇〇〇〇」のように、団体名と代表者名で作られていることがよくあります。代表者や届出印が替われば、銀行での変更手続きが要ります。

必要な物は銀行によって違います。例としては、代表者の交代が分かる総会の議事録、新代表者の本人確認書類、届出印、通帳などです。出かける前に、取引先の銀行の窓口かホームページで確認してください。

名義が個人のままなら、引き継ぎの当日に、前任者と銀行へ行く日を決めてしまうのが確実です。

帳簿のつけ方を最初の1か月で決める

前任者のExcelやノートを続けるかどうかは、最初の支払いを記録する前に決めておきます。途中で形を変えると、年度末に二つの帳簿を足し合わせることになります。

目安は、自分が迷わず書けるか、次の人が説明なしで読めるかの二つ。数式が壊れたExcelや略語だらけのノートなら、この機会に作り直しても構いません。年度末の監査で何を見られるかは、会計監査で見られることと確認10項目にまとめています。先に知っておくと、帳簿の形も決めやすくなります。

町内会の会計の引き継ぎでよくある質問

前任者と連絡がつかないときは？

引っ越しなどで連絡がつかないときは、会長に相談し、前年度の役員や会計監査の人に事情を聞いてください。受け取れなかった物は確認表に書き分け、会長にも見てもらいます。

引き継ぐ前からの使途不明金は、誰の責任になる？

責任の所在は、町内会の規約や総会の判断によって変わるため、ここでは言い切れません。後任者としてできるのは、受け取った時点の金額を記録しておくことです。

差額が分かったら、会長と会計監査の人に共有し、総会で扱ってもらうよう相談します。一人で抱え込んだり、自分のお金で埋め合わせたりはしないでください。扱い方は団体の規約も確認してください。

まとめ

引き継ぎの当日は、確認表で受け取る物をそろえ、記帳した通帳と現金で残高を合わせて二人で署名する。前任者には年間の支払いと、精算の済んでいない立替や未払いを聞いておく。名義変更と帳簿のつけ方は、1か月以内に済ませれば間に合います。