子ども会の会計のやり方｜出納帳の付け方【見本つき】と集金のコツ

行事のたびにお菓子や景品を買い、参加費を集め、財布の中にレシートがたまっていく。子ども会の会計は、小さなお金の出入りが1年中続くのが特徴です。春に会計係になった人に向けて、子ども会の会計のやり方を、出納帳の書き方と集金の手順に絞ってまとめました。

この記事の結論

出納帳は買った日ごとに1行ずつ書き、摘要に行事名を入れます。手元の現金は額を決めて通帳と分け、集金はその日のうちに数えて記録します。

子ども会の会計の仕事は「集める・払う・記録する」

会計係の仕事は、お金を集める、払う、記録するの3つです。1年の流れで見ると、春に会費や助成金が入り、行事のたびに買い物と支払いがあり、年度末に決算と監査を受けます。

収入は、会費、町内会や自治体・子ども会の連合会からの助成金、廃品回収の売上、行事の参加費などです。支出は、行事のお菓子や景品、卒業記念品、保険料（安全共済など）、連合会の会費などが中心になります。

年度末の報告書の作り方は、決算報告書の書き方（見本つき）にまとめています。

子ども会のお金は、行事の買い物など現金で動くものが多くあります。そのため中心になるのは、現金出納帳（手元の現金の出入りを書く帳簿）です。通帳のお金は、預金出納帳に分けて書きます。下は〇〇子ども会という架空の団体の見本です。

「預金から引き出し」の行は、通帳から手元にお金を移しただけです。現金出納帳では入金に書きますが、預金出納帳では出金の側に書きます。決算の収入・支出には数えません（お金の置き場所が変わっただけ）。

これを収入に数えると、通帳に入った時点で収入として数えたお金を、もう一度数えてしまいます。「預金へ預け入れ」の行も同じ考え方です。

書き方の決まりは、次の4つです。

そのうえで、月に1回は手元の現金を数え、出納帳の残高と合っているか確かめます。合わなかったときは、残高が合わないときの原因と探し方で紹介している順に確かめていくと、差額から原因の見当がつきます。

小さな買い物のたびに通帳から引き出していると、記録も手間も増えるばかりです。手元に置く現金の上限を「1か月分の買い物に足りる額」などと決めておきます。足りなくなったらまとめて引き出す形にすると、出納帳がすっきりします。

手元の現金は会計用の封筒か財布に入れ、自分のお金と混ぜないことが基本です。

ここで多いのが、引き出した日を支出の日として書いてしまうケースです。たとえば、夏祭りの前に通帳から1万円を引き出し、その日付で「夏祭り　1万円」と書いた場合。実際にお菓子や景品を買った日と帳簿の日付がずれ、どの行事にいくら使ったのかも分からなくなります。

引き出しは「預金から引き出し」の1行だけにし、買い物はそれぞれ買った日に書けば、ずれは起きません。

口座振替や集金アプリを使う団体もありますが、現金で集めるときは、下の5つの手順にそろえると、誰が払ったかで迷いません。

封筒には子どもの名前と金額を書いてもらい、お釣りが出ないよう、ちょうどの金額を入れてもらいます。受け取ったらその場で、もう一人の役員と一緒に数えます。名簿に印を付けたら、その日のうちに通帳へ入れるか、会計用の金庫にしまってください。

未納の世帯には、集金日から少し間をおいて、「〇日までにお願いします」と期限を添えて声をかけます。人前で名前を出さず、封筒を家に届けるなど目立たない形にすると角が立ちません。

行事を手伝ってくれた人へのお礼など、領収書をもらいにくい支出もあります。例としては、出金伝票（文具店などで買える、支払いを記録する用紙）を使う方法があります。日付・金額・内容・支払先を書いて、領収書の代わりに残す形です。扱い方は、規約と前年のやり方を確認してください。

摘要の頭に行事名を入れておけば、あとから行事名ごとに足すだけで集計できます。見本の夏祭りなら、出金はお菓子と景品で7,610円、入金は参加費の3,600円です。

出納帳は、買った日ごとに1行ずつ、摘要に行事名を入れて書きます。預金からの引き出しは収入に数えず、手元の現金は通帳と分けて管理する。集金は名簿と封筒で受け取り、その日のうちに数えて記録します。

この記事で紹介した現金出納帳・預金出納帳は、会計アプリ「みんなの会計」を使うと、入力するだけで自動でできあがります。簿記の知識は不要で、次の担当者への引き継ぎもアプリの中で完結します。