町内会・PTA会計の領収書の整理と保管｜貼り方と保存期間

年度末、机の上に広げたレシートの山から、出納帳の1行ずつに当てはまる1枚を探す。町内会やPTAの会計で領収書の整理を後回しにすると、こうなりがちです。領収書・レシートを受け取った日から保管するまでの流れと、ノートへの貼り方、保存期間の決め方をまとめました。

領収書を受け取るときに確かめること

お店で受け取ったら、その場で次の5つを見ます。あとから書き直してもらうのは手間なので、足りなければその場で頼みます。

• 日付
• 宛名（個人名ではなく団体名）
• 金額
• 但し書き（「お茶代として」など、何の代金か）
• 発行者（お店の名前）

手書きの領収書は、但し書きが「お品代」だけになっていることがあります。これでは何の支出か分からないので、「役員会のお茶代」など具体的に書いてもらいます。

宛名が会計係の個人名だと、団体の支出か個人の買い物か見分けがつかず、監査で指摘されやすくなります。監査で見られる点は、会計監査で見られることと確認10項目にまとめています。

領収書・レシートの整理のしかた

受け取った日：出納帳に書き、同じ番号をレシートにも書く

その日のうちに出納帳へ1行書きます。出納帳の行に1から順に番号を振り、同じ番号をレシートの右上にも書き込みます。出納帳とレシートを同じ番号でつなぐのが、この整理のしかたの芯です。

月末：番号順にノートへ貼る

月末に、その月のレシートを番号順にノートやA4の用紙へ貼ります。重ならないように並べ、ページの上に「何月分・No.〇〜〇」と書いておくと、あとで探すときに迷いません。貼り方の見本は次のとおりです。

見本のページに貼ったレシートの中身を、表にすると次のようになります。

番号	日付	内容	金額
12	6月3日	夏祭り準備　ごみ袋	1,280円
13	6月10日	役員会　お茶代	864円
14	6月18日	防犯灯の電球	2,420円
15	6月25日	コピー用紙	550円

感熱紙のレシートはコピーか写真を残す

感熱紙は、時間がたつと文字が薄くなります。受け取ったらすぐにコピーを取るか、スマホで撮っておき、原本と一緒に残します。

領収書がもらえない支出の残し方

お祝い金やお礼、自動販売機の飲み物など、領収書が出ない支出もあります。例としては、出金伝票（文具店などで買える、支払いを記録する用紙）を使う方法があります。日付・金額・内容・支払先を書いて、領収書の代わりに残す形です。たとえば「10月5日　5,000円　結婚のお祝い　〇〇さん」のように、あとから読んだ人が何のお金か分かるように書きます。

会長など別の役員に確認の署名をもらっておくと、あとで説明しやすくなります。扱い方は、規約と前年のやり方を確認してください。

年度末のまとめ方と保管期間

年度が終わったら、その年度の綴りを1冊にまとめます。表紙に年度・枚数・番号の範囲（No.1〜No.86など）を書いておくと、監査のときも次の担当者も探しやすくなります。

保管期間は、法律で一律に決まってはいません。たとえば5年などと、規約や文書の保存の決まりで定めておきます。ただし、次に当てはまる団体は、別の決まりが関わるので確認が必要です。

• 自治体などから補助金を受けている：交付の決まり（交付要綱など）で保存期間が定められていることがあります。補助金の担当窓口に確認します
• 収益事業などで税の申告をしている：税の決まりで保存期間が定められています。税務署などに確認します

保管場所も、引き継ぎのときに次の担当者へ伝えます。前の年度の綴りがどこにあるか分からない、ということが起きやすいところです。引き継ぎで受け取る物は、町内会の会計を引き継いだときの確認表にも入れています。

領収書の整理でよくある質問

レシートと手書きの領収書、どちらがいい？

日付・金額・何を買ったかが分かれば、どちらも支出の記録として使えます。レシートは品名が細かく出るので、何に使ったかが伝わりやすいのが利点です。宛名を入れたいときは、手書きの領収書を頼みます。

スマホで撮った写真だけで保管してもいい？

写真は、原本をなくしたときや感熱紙が消えたときの予備として使い、原本は残しておくのがおすすめです。写真だけで保管してよいかは、規約や監査の人と確認してください。

まとめ

受け取った日に出納帳へ書き、同じ番号をレシートに書いて月末に貼ります。領収書が出ない支出は出金伝票などで残し、感熱紙はコピーか写真を。保管期間は団体で決め、補助金や税の申告がある場合はその決まりも確認します。