町内会の会計をExcel（エクセル）で管理する｜出納帳の作り方と限界

前任者から受け取ったExcelを開くと、シートが8枚あり、残高の欄に「#REF!」と出ている。町内会の会計をExcel（エクセル）で続けるか迷ったとき、何をどう直せばいいのか分からなくなります。出納帳の作り方と壊れにくくする工夫、引き継いだときの確認点、Excelで続けるときの限界をまとめました。

この記事の結論

町内会の会計は、出納帳・科目の一覧・決算報告書の3枚のシートで十分です。入力する欄と式の欄を分け、行を消しても壊れにくい式にしておきます。壊れたら直せる人がいないといった限界も、先に知っておくと判断しやすくなります。

町内会の会計をExcelでやるなら、シートは3枚で足りる

シートを増やすほど、どこに何が書いてあるか分からなくなります。町内会の会計なら、次の3枚で足ります。

出納帳には、日々の入金と出金を1行ずつ書きます。科目の一覧は、予算書の科目（会費、会議費など）を並べただけのシートです。決算報告書は、出納帳の金額を科目ごとに集計して作ります。形は決算報告書の書き方（見本つき）と同じです。

自治体などが配っている無料のひな形を使う場合も、作りはこの3枚と同じです。ひな形を選ぶときも、この3つがそろっているかを見てください。

出納帳シートは、1行目を見出しにし、2行目を前年度からの繰越の行にします。〇〇町内会という架空の例で、列の並びは次のとおりです。

行	A 日付	B 科目	C 摘要	D 入金	E 出金	F 残高	G 領収書番号
2	4月1日	前年度繰越金	前年度からの繰越	182,450		182,450
3	4月20日	会議費	総会の会場費		5,000	177,450	1
4	5月10日	会費	4〜5月分の会費	120,000		297,450
5	5月15日	事務費	コピー用紙		550	296,900	2

残高のF列には、次の式を入れます。F2に入れて下の行へコピーすると、3行目は自動で「=SUM($D$2:D3)-SUM($E$2:E3)」になります。

=SUM($D$2:D2)-SUM($E$2:E2)

2行目からその行までの入金の合計から、出金の合計を引く式です。途中の行を消しても合計の範囲が自動で縮むので、#REF! が出にくくなります。

決算報告書のシートでは、科目ごとの合計をSUMIF関数で出します。たとえば会議費の出金の合計なら、次の式です。

=SUMIF(出納帳!B:B,"会議費",出納帳!E:E)

出納帳シートのB列（科目）が「会議費」の行だけ、E列（出金）を足すという意味です。会費など収入の科目なら、最後の「E:E」を「D:D」（入金）に変えます。

B列の科目は、手で打たずに科目の一覧から選ぶ形がおすすめです。Excelの「データの入力規則」という機能を使うと、セルに一覧の選択肢を出せます。「会議費」を「会議ひ」と打ち間違えて、集計から漏れるのを防げます。

式が入ったシートは、ちょっとした操作で崩れます。次の工夫をしておくと、次の担当者が触っても壊れにくくなります。

途中に行を挿入したときは、新しい行に上の行の残高の式をコピーしておきます。

残高が合わないからといって、式の欄に手で数字を打ち込まないことも守りたい決まりです。一度打ち込むと、その行だけが式と関係のない数字になり、帳簿の残高が正しいのかどうか見分けがつかなくなります。

引き継いだファイルは、使い始める前に次の点を見ておきます。

ここで多いのが、途中に行を挿入・削除して、残高の式がずれるケースです。「前の行の残高＋入金−出金」の形の式だと、消した行を参照していた式が「#REF!」になります。そこから下の残高もすべて出なくなるのが、冒頭の場面です。残高の式を上のSUMの形に入れ直すと、直ることがよくあります。